Účel formuláře W-9

Podniky používají formulář IRS W-9, žádost o identifikační číslo daňového poplatníka a certifikaci, aby získaly informace od dodavatelů, které najímají jako nezávislí dodavatelé (také nazývaní nezávislí dodavatelé). Pokud podnik platí během daňového roku dodavateli 600 nebo více $, musí tyto platby nahlásit službě Internal Revenue Service (IRS) pomocí informačního výnosu nazvaného Form 1099-MISC. Podniky používají jméno, adresu a číslo sociálního zabezpečení nebo daňové identifikační číslo, které dodavatelé poskytli na formuláři W-9 k vyplnění těchto informací. Odesílatel ani příjemce by neměli kopii zasílat do IRS.

Podniky, které najímají nezávislé dodavatele, nesrážejí daň z příjmu ani neplatí daně Medicare nebo sociálního zabezpečení za své nezávislé dodavatele, jako to dělají pro své zaměstnance. Místo toho jsou za tyto závazky odpovědní dodavatelé. IRS však stále chce vědět, kolik tito dodavatelé dostali, aby se ujistili, že platí daně, které dluží, a ke shromažďování těchto informací používá formulář 1099-MISC. Podniky neposílají formulář W-9 do IRS.

Účel formuláře W-9

Informace potřebné na formuláři W-9

Formulář W-9 požaduje jméno nezávislého dodavatele, obchodní jméno (je-li odlišné), obchodní subjekt (výlučné vlastnictví, partnerství, společnost C, společnost S, trust / estate, společnost s ručením omezeným nebo „jiná“) a identifikaci daně z podnikání číslo (nebo číslo sociálního zabezpečení, pro výhradní majitele, kteří nepoužívají samostatné daňové identifikační číslo).

Formulář W-9 také žádá osobu, která ho vyplňuje, aby potvrdila, že nepodléhá záloze. Většina daňových poplatníků není, ale pokud ano, společnost najímající nezávislého dodavatele bude muset srážet daň z příjmu z placení tohoto dodavatele paušální sazbou 24% (pro daňové roky 2018-25) a odeslat ji IRS.

Protože formulář W-9 vyžaduje uvedení daňového identifikačního čísla nebo čísla sociálního zabezpečení, musí osoba, která jej vyplňuje, a společnost přijímající vyplněný formulář jej pečlivě chránit během přenosu a po přijetí, aby byla chráněna proti krádeži identity.

Když byste neměli vyplňovat W-9

Nezávislý dodavatel, který obdrží neočekávaný W-9, by se měl před vyplněním a váhat váhat a zkoumat, zda má žadatel legitimní důvod požádat o tento formulář. Finanční instituce někdy používají formulář W-9 k vyžádání informací od zákazníka, když potřebují ohlásit dividendy nebo úroky. Zde buďte opatrní: Finanční instituce by již pravděpodobně měla mít vaše daňové identifikační číslo od otevření účtu.

Další situací, ve které byste měli před vyplněním formuláře W-9 váhat, je to, že společnost, která vás o to požádá, je váš zaměstnavatel a měli byste být klasifikováni jako zaměstnanec, nikoli nezávislý dodavatel. Rozdíl je podstatný.

Zaměstnanec nebo nezávislý dodavatel?

Pokud jste zaměstnanec, váš zaměstnavatel srazí daně z příjmu, sráží a zaplatí daně ze sociálního zabezpečení a Medicare a daň z nezaměstnanosti z vaší mzdy. Pokud jste nezávislým dodavatelem, nebude. To znamená, že budete odpovídat za podíl zaměstnavatele na daních ze sociálního zabezpečení a daní Medicare a že nebudete mít nárok na kompenzaci v nezaměstnanosti, pokud budete propuštěni.

Bezohledný nebo finančně bojující zaměstnavatel by se mohl pokusit klasifikovat zaměstnance jako nezávislého dodavatele, aby ušetřil peníze. Pokud jste klasifikováni jako nezávislý dodavatel, „daňová úspora“ zaměstnavatele vyjde z vaší kapsy jako daň ze samostatně výdělečné činnosti. Čtyřikrát do roku budete také zodpovědní za výpočet a placení odhadovaných daní a vyplnění Plánu C při podání ročního daňového přiznání.

Není vždy jasné, zda je pracovník zaměstnancem nebo nezávislým dodavatelem, ale obecně platí, že čím větší kontrola má firma nad tím, co pracovníci dělají a jak to dělají, tím je pravděpodobnější, že jsou zaměstnanci. Pokud váš pocit Spidey začne mravenat, když vám někdo, kdo vás najal, zavolá nezávislého dodavatele, je to dobré znamení a měli byste situaci dále prozkoumat. Nejprve si přečtěte diskusi IRS o rozdílu mezi těmito dvěma. Pokud jste zaměstnanec, měli byste vyplnit formulář W-4, nikoli formulář W-9.

Zde je příklad, kdy zaměstnavatel mohl legitimně změnit váš status ze zaměstnance na nezávislého dodavatele. Jste počítačový programátor a musíte do kanceláře přijít od pondělí do pátku od 9 do 18 hodin. Společnost poskytuje váš stůl a počítač.

Od příštího měsíce budete muset počítač poskytnout. Budete moci pracovat z domova nebo z jakéhokoli vzdáleného místa a práci můžete dokončit v kteroukoli hodinu, pokud jsou vaše úkoly dokončeny podle plánu a včas reagujete na telefonní hovory a e-maily související s prací.

W-9 FAQs

Jak zjistím, že se na mě vztahuje záloha?

Poslala vám IRS dopis, ve kterém vám řekne, že jste povinni zadržet zálohu? To se mohlo stát, pokud jste nahlásili veškerý svůj zájem a dividendy z předchozího daňového přiznání. Pokud jste tento dopis neobdrželi a poskytnete-li žadateli formuláře W-9 své daňové identifikační číslo, nepodléhají vám žádné zálohy. Pokud se na vás vztahuje záloha, odešlete před odesláním položku dvě v části dvě formuláře W-9.

Jaký je nejbezpečnější způsob odeslání formuláře W-9?

Pokud dokážete dokument předat osobně, je to ideální. Jinak je možné použít bezplatnou online službu k zašifrování vyplněného formuláře W-9 a jeho bezpečnému odeslání e-mailem žadateli. Můžete také použít šifrovanou službu sdílení souborů.

Další možností je poslat ji prostřednictvím služby, jako je FedEx, UPS nebo poštovní služba, ačkoli neexistuje žádná záruka, že váš formulář nebude při přepravě ztracen, odcizen nebo neoprávněně manipulován.

Neexistuje také žádná záruka, že příjemce uloží formulář bezpečně, i když jej bezpečně odešlete, takže se můžete na to zeptat předem.

Je moje podnikání osvobozenou entitou?

Pokud jste jediným vlastníkem, pravděpodobně to tak není. Pokud jde o společnost, mohla by být, pokud splňuje podmínky pro osvobození od daně IRS.

Mám identifikační číslo zaměstnavatele (EIN) i číslo sociálního zabezpečení. Jaké číslo mám zadat ve formuláři?

Pokud jste výhradním vlastníkem, můžete zadat některého z nich. Pokud je vaše firma LLC klasifikovaná jako společnost nebo partnerství, použijte EIN účetní jednotky. Pokud je vaše firma společností LLC s jediným členem, která je ignorovanou entitou, zadejte své SSN nebo EIN (nikoli EIN této entity).

Mohu odmítnout vyplnit formulář W-9?

Tak určitě. Pokud odmítnete v reakci na oprávněnou žádost, váš klient bude srážet daně z vaší platby ve výši 24%. Účetní oddělení vám také může najít bolest a sdělit svému kontaktu, aby s vámi odmítl dále obchodovat. Podniky mají od IRS velkou povinnost získat vyplněný formulář W-9 od kohokoli, komu v průběhu roku zaplatí 600 a více $. Nedodržení může vést k pokutám.

Pokud se však domníváte, že osoba žádající o formulář nemá žádnou obchodní žádost, odmítnutí je pravděpodobně dobrý nápad. Pokud máte obavy, zeptejte se daňového odborníka, co byste měli dělat.

Kdo by mě mohl kromě klienta požádat o vyplnění formuláře W-9?

Banka, makléřská firma, úvěrová instituce, která zrušila dluh, který dlužíte, nebo emitent ceny, kterou jste vyhráli, by se mohli všichni ptát. Pokud jste během propagační akce „12 dní dárků“ hostem „Ellen“ a producenti talkshow vás žádají, abyste před odjezdem vyplnili W-9, je bezpečné předpokládat, že žádost je oprávněná. Pokud obdržíte e-mail s oznámením, že jste vyhráli cenu za soutěž, na kterou si nevzpomínáte, nemusíte dát této osobě W-9.

Dejte si pozor na ph-podvody typu W-9. Pokud obdržíte e-mailovou žádost pro formulář W-9 a nejste si jisti, že je to legitimní, kontaktujte předpokládaného odesílatele telefonicky (a v podezřelém e-mailu nepoužívejte žádné telefonní číslo) a zeptejte se, zda je požadavek platný. Útočníci jsou sofistikovaní a dokážou, aby zpráva vypadala, jako by přišla od vaší banky nebo dokonce od vašeho klienta. A pokud dostanete e-mail od IRS, je to rozhodně pokus o phishing a měli byste ho předat e-mailu . IRS nezačne kontakt s daňovými poplatníky prostřednictvím e-mailu.

Sečteno a podtrženo

Formuláře W-9 jsou pro nezávislé dodavatele, také nazývané nezávislí. Je důležité vyplnit formulář správně - ale pouze pokud jste si jisti, že je to ten správný formulář a žádost je oprávněná.