Úvod do účetních informačních systémů - AIS

Účetní informační systém (AIS) je struktura, kterou podnik používá ke shromažďování, ukládání, správě, zpracovávání, získávání a vykazování svých finančních údajů, aby je mohl používat účetní, konzultanti, obchodní analytici, manažeři, finanční ředitelé (CFO)., auditoři, regulátoři a daňové agentury.

Speciálně vyškolení účetní spolupracují s AIS do hloubky, aby zajistili nejvyšší míru přesnosti finančních transakcí a vedení záznamů společnosti, a také aby finanční údaje snadno zpřístupnili těm, kteří k nim legitimně potřebují přístup - to vše při zachování neporušených a bezpečných dat .

Účetní informační systémy se obvykle skládají ze šesti primárních komponent: lidí, postupů a pokynů, dat, softwaru, infrastruktury informačních technologií a interních kontrol. Podívejme se podrobně na každou součást.

Úvod do účetních informačních systémů

1. AIS People

Lidé v AIS jsou jednoduše uživatelé systému. Mezi profesionály, kteří mohou potřebovat používat AIS organizace, patří účetní, konzultanti, obchodní analytici, manažeři, finanční ředitelé a auditoři. AIS pomáhá různým útvarům v rámci společnosti spolupracovat.

Například vedení může stanovit prodejní cíle, pro které si zaměstnanci mohou objednat příslušné množství zásob. Objednávka zásob upozorní účetní oddělení na nový závazek. Po uskutečnění prodeje mohou prodejci zadávat objednávky zákazníků, účetnictví mohou fakturovat zákazníky, sklad může objednávku sestavit, expediční oddělení ji může odeslat a účetní oddělení dostane oznámení o nové pohledávce. Oddělení zákaznického servisu pak může sledovat zásilky zákazníků a systém může vytvářet prodejní zprávy pro správu. Manažeři mohou také vidět náklady na zásoby, náklady na dopravu, výrobní náklady atd.

S dobře navrženým AIS může každý v organizaci, která je k tomu oprávněna, přistupovat ke stejnému systému a získat stejné informace. AIS také v případě potřeby zjednodušuje získávání informací lidem mimo organizaci.

Konzultanti mohou například použít informace v AIS k analýze efektivity cenové struktury společnosti podle údajů o nákladech, prodejních údajích a výnosech. Auditoři mohou také použít data k posouzení vnitřních kontrol společnosti, finanční situace a dodržování zákona Sarbanes-Oxley Act (SOX).

AIS by měl být navržen tak, aby vyhovoval potřebám lidí, kteří jej budou používat. Systém by měl být také snadno použitelný a měl by se zlepšovat, nikoli omezovat účinnost.

2. Postupy a pokyny

Postup a pokyny AIS jsou metody, které používá pro sběr, ukládání, získávání a zpracování dat. Tyto metody jsou manuální i automatizované. Data mohou pocházet jak z interních zdrojů (např. Od zaměstnanců), tak z externích zdrojů (např. Online objednávek zákazníků). Postupy a pokyny budou zakódovány do softwaru AIS - měly by být také „kódovány“ do zaměstnanců prostřednictvím dokumentace a školení. Aby byly účinné, musí být postupy a pokyny důsledně dodržovány.

3. Data AIS

K ukládání informací musí mít AIS strukturu databáze, například strukturovaný dotazovací jazyk (SQL), což je počítačový jazyk běžně používaný pro databáze. AIS bude také potřebovat různé vstupní obrazovky pro různé typy uživatelů systému a zadávání dat, jakož i různé výstupní formáty, aby vyhovovaly potřebám různých uživatelů a různých typů informací.

Údaje obsažené v AIS jsou všechny finanční informace týkající se obchodních praktik organizace. Veškerá obchodní data, která mají dopad na finance společnosti, by měla jít do AIS.

Typ údajů zahrnutých do AIS bude záviset na povaze podniku, ale může obsahovat následující údaje:

• prodejní objednávky
• prohlášení o fakturaci zákazníka
• zprávy o analýze prodeje
• požadavky na nákup
• faktury dodavatele
• zkontrolovat registry
• hlavní kniha
• inventární údaje
• mzdové informace
• načasování
• daňové informace

Tato data pak mohou být použita k přípravě účetních výkazů a zpráv, jako je stárnutí pohledávek, plány odpisů / amortizace, zkušební zůstatek, zisk a ztráta atd. Mít všechna tato data na jednom místě - v AIS - usnadňuje vedení firemních záznamů, podávání zpráv, analýzu, audit a rozhodování. Aby byla data užitečná, musí být úplná, správná a relevantní.

Na druhé straně příklady dat, která by se nedostala do AIS, zahrnují poznámky, korespondenci, prezentace a manuály. Tyto dokumenty mohou mít tangenciální vztah k finančním prostředkům společnosti, ale s výjimkou standardních poznámek pod čarou nejsou ve skutečnosti součástí finanční evidence společnosti.

4. Software AIS

Softwarovou součástí AIS jsou počítačové programy používané k ukládání, získávání, zpracování a analýze finančních údajů společnosti. Předtím, než existovaly počítače, byl AIS manuální, papírový systém, ale dnes většina společností používá počítačový software jako základ AIS. Malé podniky mohou používat QuickBooks Intuit nebo Sage's Sage 50 Accounting, ale existují i ​​jiné. Malé a střední podniky mohou používat Business One společnosti SAP. Střední a velké podniky mohou používat Microsoft Dynamics GP, Sage Group MAS 90 nebo MAS 200, Oracle PeopleSoft nebo Epicor Financial Management.

Kvalita, spolehlivost a bezpečnost jsou klíčové součásti efektivního softwaru AIS. Manažeři se spoléhají na informace, které vydává, aby se mohli rozhodovat pro společnost, a potřebují vysoce kvalitní informace, aby se mohli správně rozhodovat.

Softwarové programy AIS lze přizpůsobit tak, aby vyhovovaly jedinečným potřebám různých typů podniků. Pokud stávající program nevyhovuje potřebám společnosti, může být software vyvíjen také interně s podstatnými vstupy od koncových uživatelů nebo může být vyvíjen společností třetích stran specificky pro organizaci. Systém by mohl být dokonce zadán do specializované společnosti.

Pro veřejně obchodované společnosti, bez ohledu na to, jaký softwarový program a možnosti přizpůsobení si podnikání vybere, budou předpisy Sarbanes-Oxley diktovat strukturu AIS do určité míry. Důvodem je, že předpisy SOX zavádějí vnitřní kontroly a auditorské postupy, které musí veřejné společnosti dodržovat.

5. IT infrastruktura

Infrastruktura informačních technologií je jen ozdobný název pro hardware používaný k provozu účetního informačního systému. Většina z těchto hardwarových položek, které by podnik musel mít, včetně počítačů, mobilních zařízení, serverů, tiskáren, přepěťových ochrán, směrovačů, paměťových médií a případně záložního napájení. Mezi faktory, které je třeba při výběru hardwaru zohlednit, patří rychlost, kapacita úložiště a to, zda může být rozšířen a upgradován.

Nejdůležitější je, že hardware vybraný pro AIS musí být kompatibilní se zamýšleným softwarem. V ideálním případě by to nebylo jen kompatibilní, ale optimální - neohrabaný systém bude mnohem méně užitečný než rychlý. Jedním ze způsobů, jak mohou podniky snadno splnit požadavky na kompatibilitu hardwaru a softwaru, je nákup systému na klíč, který zahrnuje hardware i software, který firma potřebuje. Zakoupení systému na klíč teoreticky znamená, že podnik získá optimální kombinaci hardwaru a softwaru pro svůj AIS.

Dobrý AIS by měl také zahrnovat plán údržby, údržby, výměny a upgradu součástí hardwarového systému, jakož i plán likvidace nefunkčního a zastaralého hardwaru, aby byla citlivá data zcela zničena.

6. Vnitřní kontroly

Vnitřní kontroly AIS jsou bezpečnostní opatření, která obsahuje k ochraně citlivých dat. Mohou být stejně jednoduchá jako hesla nebo složitá jako biometrická identifikace. AIS musí mít interní kontroly, které chrání před neoprávněným přístupem k počítači a omezují přístup na oprávněné uživatele, což zahrnuje některé uživatele uvnitř společnosti. Musí také zabránit neoprávněnému přístupu k souborům jednotlivci, kteří mají povolený přístup pouze k vybraným částem systému.

AIS obsahuje důvěrné informace, které patří nejen společnosti, ale také jejím zaměstnancům a zákazníkům. Tato data mohou zahrnovat čísla sociálního zabezpečení, informace o platech, čísla kreditních karet atd. Všechna data v AIS by měla být šifrována a přístup do systému by měl být zaznamenán a sledován. Činnost systému by měla být také sledovatelná.

AIS také vyžaduje interní ovládací prvky, které jej chrání před počítačovými viry, hackery a dalšími interními a externími hrozbami pro zabezpečení sítě. Musí být také chráněna před přírodními katastrofami a přepětí, které mohou způsobit ztrátu dat.

Jak AIS funguje v reálném životě

Viděli jsme, jak dobře navržený AIS umožňuje podnikům běžet hladce každý den nebo ztěžuje jeho provoz, pokud je systém špatně navržen. Třetí použití pro AIS je, že když je podnik v potížích, mohou být data v jeho AIS použita k odhalení příběhu o tom, co se stalo.

Případy WorldCom a Lehman Brothers poskytují dva příklady.

V roce 2002 interní auditoři WorldCom Eugene Morse a Cynthia Cooper použili společnost AIS k odhalení 4 miliard dolarů v podvodných alokacích nákladů a dalších účetních záznamech. Jejich vyšetřování vedlo k ukončení finančního ředitele Scotta Sullivana a také k nové legislativě - § 404 zákona Sarbanes-Oxley, který upravuje vnitřní finanční kontroly a postupy společností.

Při zkoumání příčin kolapsu Lehmana byla klíčovou součástí přezkum jeho AIS a dalších datových systémů, spolu se shromažďováním a přezkumem dokumentů, plus rozhovory se svědky. Hledání příčin selhání společnosti „vyžadovalo rozsáhlé vyšetřování a revizi provozních, obchodních, oceňovacích, finančních, účetních a dalších datových systémů Lehmanu“, uvádí se ve zprávě průzkumníka devět svazků o objemu 2 200 stran.

Lehmanovy systémy poskytují příklad toho, jak by AIS neměl být strukturován. Zpráva průzkumového referenta Antona R. Valukase uvádí: „V době podání bankrotu si Lehman udržoval směsici více než 2 600 softwarových systémů a aplikací ... Mnoho Lehmanových systémů bylo tajemných, zastaralých nebo nestandardních.“

Zkoušející se rozhodl zaměřit své úsilí na 96 systémů, které se zdály být nejdůležitější. Tato zkouška vyžadovala školení, studium a pokus a omyl, jen aby se naučili používat systémy.

Valukasova zpráva rovněž poznamenala: „Lehmanovy systémy byly velmi vzájemně závislé, ale jejich vztahy bylo obtížné rozluštit a nebyly dobře zdokumentovány. Trvalo mimořádné úsilí, aby se tyto systémy rozmotaly, aby se získaly potřebné informace.“

(Podívejte se také na případovou studii: Kolaps Lehman Brothers. )

Sečteno a podtrženo

Všech šest složek AIS spolupracuje, aby pomohlo klíčovým zaměstnancům shromažďovat, ukládat, spravovat, zpracovávat, načítat a vykazovat jejich finanční údaje. Mít dobře vyvinutý a udržovaný účetní informační systém, který je účinný a přesný, je nezbytnou součástí úspěšného podnikání.

(Naučte se, jak získat práci v této oblasti, přečtěte si Průvodce kariérami v účetních informačních systémech .)