Tipy pro správu času pro finanční profesionály

Svět financí se vyvinul ve vysoce konkurenční pracoviště. Ačkoli v každém jednotlivém dni je pouze 24 hodin, časem jsou peníze. Proto je efektivní řízení času konkurenční výhodou pro všechny finanční profesionály, kteří chtějí být produktivnější a zvýšit kvalitu času mimo práci.

Existuje však mnoho rozptýlení, které vás mohou udržet v práci déle, než je nutné. Čtěte dále a dozvíte se o některých z těchto běžných časových škrábanců a dozvíte se o řadě tipů pro správu času, díky nimž budete mít více práce za kratší dobu.

Černá díra

Existují různá plýtvání času, která mohou nasát produktivitu. Například, finanční profesionálové jsou neustále v pokušení multitask. Předpokládejme, že jste poradce, a ve středu ráno od 8:30 do 10:00 se vám podaří splnit následující úkoly:

• Pracujete na tabulce,
• Po přerušení dvěma novými e-mailovými zprávami se však zastavte,
• Poté odešlete šest e-mailů v řadě,
• Následuje kontrola fotografií svatebních kamarádů na Instagramu,
• Poté přijměte pozvánku na společenský výlet společnosti pomocí zprávy Slack,
• Před provedením dvou neočekávaných hovorů od potenciálních klientů a
• Nakonec jste nuceni náhle zavěsit, když se váš manažer zastaví, aby vám připomněl, že na schůzku zaměstnanců máte pět minut.

Zní to jako typické ráno? Pokud ano, a zejména pokud pracujete v podnikovém prostředí, jako je soukromá investiční společnost nebo investiční banka, jste pravděpodobně ve srovnání s vašimi vrstevníky na nejnižší úrovni.

Za pět nebo deset let vás nikdo nebude pamatovat, starat se o něj ani ho povýšit za veškerou práci, kterou jste dosáhli. Záleželo by na světě, kdyby Thomas Jefferson dokončil spoustu papírování, ale nikdy nepomohl napsat Deklaraci nezávislosti? Totéž platí ve vaší práci - vaše organizace si cení nezbytnou práci a mistrovská díla, nikoli práci.

Plánování

Každou nedělní odpoledne dokončte seznam příštích týdnů s názvem „dělat“, nejlépe pomocí aplikace nebo webové služby, která se synchronizuje na všech vašich zařízeních. Zdůrazněte položky, které jsou naprosto zásadní pro váš úspěch v práci a ve vašem osobním životě. Ty, které nejsou zvýrazněny, jsou pravděpodobně věci, které můžete delegovat, zpozdit nebo se jim úplně vyhnout.

V oblasti financí zahrnují kritické výstupy zprávy nebo výzkum, který musí být přesný a musí být předložen před termínem. Vaše organizaci je poskytována lepší služba, pokud se zaměřujete na zlepšování kvality těchto přehledů, na rozdíl od toho, že na nich děláte slušnou práci, takže můžete uvolnit čas pro položky, které nejsou klíčové (jako je odpověď na e-maily s nízkou prioritou nebo účastnit se dlouhého trvání - setkání s vadami).

Stejně tak deset minut před odchodem z práce každý den dokončete výpis položek akcí následujícího dne a očíslujte je podle důležitosti a priority. Opět se neustále ptát na všechny věci, které opravdu nemusíte dělat - věci, které nesplňují určitý práh produktivity.

(Také se podívejte na Najděte svého výklenku ve finančním průmyslu.)

Multitasking

Úspěch v oblasti financí se omezuje na schopnost člověka vždy dosahovat kritických a okamžitých výsledků. Na jaké klíčové informace a datové body se vaši finanční manažeři spoléhají? Co můžete dodat, abyste pomohli vaší organizaci a / nebo svým klientům vyhrát? Zahrnuje to včasné předložení zprávy o auditu, přesné výpočty čisté současné hodnoty navrhovaného projektu nebo zajištění toho, aby vzorce v Excelu vedly ke správným souhrnným součtům?

Na konci dne se nikdo nestará o všechny e-maily, které jste si vyměnili, o schůzkách společenských klubů, kterých jste se zúčastnili, nebo o chronologickém ukládání složek v kabinetu. Multitasking neustále brání jednotlivcům v tom, aby poskytovali maximum pro několik kritických výstupů, které od nich zaměstnavatelé skutečně očekávají.

Nejdříve proveďte důležité, obtížné, naléhavé a vysoce hodnotné akce. Úspěch ve financích může zahrnovat jednoduchost v metodách, jak přistupujete k úkolům. To se může zdát brutálně jednoduché pro dobře čteného a nezasvěceného nedávného absolventa, ale udělejte jednu věc najednou a nezastavujte se, dokud nebude dokončena. Pokud se vaše úkoly vztahují k dlouhodobému projektu, nasekejte jej na krátkodobé milníky a dopředu dopředu. Jak řekl Henry Ford: „Nic není zvlášť těžké, pokud jej rozdělíte na malé práce.“ Dělat věci od začátku do konce eliminuje nákladné neefektivnosti, protože se budete vyhýbat tomu, abyste museli neustále začínat znovu a kalibrovat různé nesouvisející položky.

Pokud každý týden trávíte tři hodiny zbytečnými úkoly, je to zhruba 150 hodin ročně. Váš spolupracovník od vás, který je efektivnější a dává o 150 hodin více ročně, si pravděpodobně užije pár povýšení a zvýšení platů, které ostatní nedostali.

(Prozkoumejte typy pracovních míst ve finančním odvětví pomocí možnosti finanční kariéry pro profesionály.)

Doručená pošta

Vaše doručená pošta je hlavní časová ztráta. Pokud většina vašich e-mailů není pro vaše bezprostřední úkoly relevantní, pak sporadicky vyplňujete svůj den informacemi o odpadu.

Chcete-li tomu zabránit:

• Nastavte předem určené časy pro kontrolu e-mailu a zkontrolujte doručenou poštu ne více než třikrát nebo čtyřikrát denně.
• Vytvořte složku po hodinách pro e-maily, ke kterým byste se měli dostat, ale které nejsou naléhavé. Tato složka je obzvláště užitečná pro návrat k důležitým požadavkům, které mohou čekat několik pracovních dnů, než obdržíte odpověď.
• Posílejte během pracovního dne pouze nejdůležitější e-maily. I když je důležité zůstat ve vaší skupině neustále aktuální, hlavní část vašeho času může ztratit nezkušený nebo méně disciplinovaný kolega, který zaplaví vaši doručenou poštu irelevantními zprávami. Tyto typy e-mailů můžete snížit tím, že nebudete odpovídat na e-maily, které se netýkají práce.
• Před odchodem z práce vyprázdněte doručenou poštu. Toho lze dosáhnout vytvořením složek souvisejících s projektem, ve kterých můžete parkovat e-maily související se specifickými problémy. Pokud necháte svou doručenou poštu prázdnou, ušetří vám čas tím, že z vaší pozornosti odstraníte nepodstatné zprávy. Pokud existují položky, které naprosto vyžadují pozornost během několika příštích hodin nebo do následujícího dne, umístěte je do urgentní složky.

Další tipy pro úsporu času

Sledujte, kolik času opravdu ztrácíte

Vytvořte jednoduchou tabulku, která vám umožní zadat odhadovaný čas, který jste ztratili v triviálních záležitostech. Udělejte to denně. Jak rozvíjíte a udržujete tento zvyk, budete se vzdělávat, abyste rozpoznali nedůležité záležitosti, když se s nimi setkáte.

Papírové dokumenty zpracovávejte pouze jednou

Jakmile jsou zpracovány, můžete je podat, odeslat nebo se jich zbavit.

Přímá zpráva svým kolegům

Chůze po vaší kanceláři nebo mezi odděleními vás může stát několik hodin týdně - a my víme, jak nákladné to je na roční bázi. Pokud to není důležitá nebo komplikovaná záležitost, je použití přímých zpráv prostřednictvím podnikového systému zasílání zpráv nebo schválené webové služby často účinnějším způsobem, jak rychle získat odpovědi na řadu otázek.

Vědět, kde je všechno v daný čas

To zahrnuje jak elektronické, tak papírové informace. Pokud si ceníte svého času, neztrácejte to hledáním věcí.

Oddělte své úkoly do čtyř kategorií:

1. Naléhavé a důležité - například finanční a účetní zprávy s přísnými a blížícími se lhůtami.

2. Není to naléhavé a důležité - například vytváření sítí v rámci vaší finanční skupiny, školení, atd.

3. Naléhavé a ne důležité - například sporadické zprávy z vaší doručené pošty a „registrace termínů“ pro schůzky v klubu.

4. Není to naléhavé a není důležité - například desetiminutové rozhovory u automatu, kontrola fantasy fotbalu atd.

(Je zřejmé, že byste měli strávit co nejvíce svého dne v první kategorii.)

Delegovat, delegovat, delegovat

To je to, co vás oddělí od balíčku, když se pohybujete v organizaci nahoru. Zpracovávejte úkoly, které můžete provádět pouze vy . Jakmile zdokonalíte své dovednosti v oblasti řízení času, brzy vám budou přiděleny přímé zprávy. Přiřaďte úkoly, které nemusíte zvládat co nejvíce. Měli byste dělat pouze věci, které naprosto vyžadují vaši pozornost nebo odbornost.

Nespravujte svou osobnost

Finanční profesionálové by měli mít dovednosti v oblasti řízení času, ale měli by mít také vztahy a dobrou vůli s interními kolegy a externí komunitou. Zaměření výhradně na čas může způsobit, že budete vypadat drsně, což odloží mnoho lidí, když jsou kolem vás, a to i v prostředí sociálního a obchodního rozvoje. Pokud si nejste opatrní, obejdete se a pomyslíte si, že jste guru pro správu času, ale nebudete si zcela vědomi razítka „sociálního idiota“ na čele.

Komunikace, vedení a rozvoj podnikání jsou stejně důležité jako dovednosti v oblasti řízení času. Jak se finanční profesionálové pohybují ve své profesní kariéře, už samotné dovednosti v oblasti řízení času nebudou dostatečné k tomu, aby jim pomohly dosáhnout další úrovně (tj. Výkonné úrovně).

Sečteno a podtrženo

Pokud si ceníte svého života, pak si ceníte svého času. Pracovní život je dílčí složkou širšího obrazu vašeho života - úroveň příspěvku a služby, kterou můžete poskytnout ostatním, závisí na vaší schopnosti vytěžit maximum z konečného času, který vám je přidělen. Pamatujte: Je to důležité, co váš zaměstnavatel očekává, že v tomto ohledu splníte. Váš zaměstnavatel se nebude o všechno ostatní starat, a vy byste se také neměli.

(Více si přečtěte Finanční účinnost: Příručka analytika k řízení času.)