Firemní kreditní karta
Firemní kreditní karty jsou kreditní karty vydávané zaměstnancům zavedených společností, které jim umožňují účtovat jejich autorizované obchodní výdaje - jako jsou hotelové pobyty a letenky, aniž by museli používat vlastní kartu nebo hotovost. Tyto karty, které se také nazývají komerčními kreditními kartami, mohou zaměstnancům (a zaměstnavatelům) usnadnit správu nákladů a mnoho z nich nabízí výhody, jako jsou časté kilometry a přístup k letištním salonkům.
Jak funguje firemní kreditní karta
Firemní kreditní karty jsou navrženy tak, aby vyhovovaly potřebám zavedených společností - obvykle těch, které mají roční příjmy nejméně 4 miliony dolarů, 15 a více uživatelů karet a plánované poplatky 250 000 a více dolarů ročně. Zatímco většina podniků, včetně živnostníků a DBA, může získat kreditní kartu pro malé firmy, firemní karty (jak název napovídá) jsou vyhrazeny pro společnosti. To znamená, že společnost musí být strukturována a registrována jako korporace S nebo C, aby byla způsobilá.
Hlavní vydavatelé kreditních karet, jako jsou American Express, Capital One, Citibank, Chase a Wells Fargo, nabízejí firemní kreditní karty. Karty se vydávají na základě finančního zdraví společnosti - nikoli osobních financí vlastníků. Vydavatelé karet mohou například požadovat, aby společnost měla silné finanční prostředky, plus dobrou likviditu a peněžní tok.
Vydavatelé podnikových kreditních karet obvykle chtějí vidět poslední auditované finanční výkazy společnosti, podrobnosti o struktuře a organizaci společnosti, daňové informace (včetně federálního daňového dokladu) a kontaktní informace pro úředníka společnosti, který je oprávněn podnikat jménem společnosti společnost - například vlastník, prezident nebo pokladník.
Klíč s sebou
- Firemní kreditní karty usnadňují zaměstnavatelům a zaměstnancům správu nákladů.
- Firemní karty se vydávají větším, zavedeným společnostem a liší se od vizitek, které jsou k dispozici výhradním vlastníkům a DBA.
- Je důležité, aby se zaměstnanci před provedením jakýchkoli poplatků naučili a dodržovali zásady firemní kreditní karty své společnosti.
- V závislosti na kartě bude za platbu kreditní kartou odpovídat zaměstnanec nebo zaměstnavatel.
Zaměstnavatel může určitým zaměstnancům poskytnout firemní kartu, aby mohli platit za schválené obchodní výdaje, jako jsou hotely, jídlo, pronájem automobilů a lety, a také získat přístup k hotovosti v bankomatech - to vše bez použití vlastních prostředků nebo zálohy společnosti. Na kartě bude uvedeno jméno společnosti spolu se jménem zaměstnance jako určeného držitele karty. Podpis zaměstnance jde na zadní stranu karty, stejně jako na osobní kreditní kartě.
Druhy podnikových kreditních karet
V závislosti na typu podnikové kreditní karty bude zaměstnanec nebo zaměstnavatel odpovědný za platbu kreditní karty. U karty individuální odpovědnosti je zaměstnanec odpovědný za přímé vydání vydavatele kreditní karty za jakékoli poplatky, za podání hlášení o výdajích a za úhradu od zaměstnavatele. Vydavatel kreditní karty před poskytnutím karty zkontroluje kredit zaměstnance, ale jedná se o „měkký tah“, který neovlivní jejich kreditní skóre.
Pokud se jedná o kartu odpovědnosti za škodu, zaměstnavatel zaplatí účet za schválené poplatky (ačkoli zaměstnanec může být na háku, aby zaplatil emitentovi přímo za jakékoli neoprávněné nebo osobní výdaje). Protože je společnost odpovědná za placení účtu, vydavatel kreditní karty obvykle nekontroluje kredit zaměstnance, ale tato osoba bude pravděpodobně odpovědná za podávání pravidelných zpráv o výdajích, aby společnost mohla každý měsíc sladit výpisy z karet.
Než zaměstnanec použije firemní kreditní kartu, měl by zjistit, kdo je zodpovědný za placení účtu každý měsíc. Pokud jsou odpovědní, měli by vytvořit systém, který zajistí, že platby budou včas a že budou mít po ruce prostředky na pokrytí zůstatku.
Výhody firemní kreditní karty
Klíčovou výhodou firemní kreditní karty je to, že usnadňuje správu výdajů - jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele. Z obchodního hlediska umožňuje firemní karta zaměstnavatelům omezit, kolik mohou držitelé karet utratit za transakci, za kategorii utrácení nebo celkově. Společnost může také kontrolovat, kde lze kartu použít, omezit nákupy na konkrétní obchodníky, typy obchodníků a umístění.
Z pohledu zaměstnance může karta odpovědnosti za škodu znamenat finanční úlevu, protože vylučuje nutnost platit předem za výdaje spojené s podnikáním a poté čekat na vrácení. Další výhodou je, že některé firemní kreditní karty nabízejí elektronické vykazování nákladů, které automaticky vyplňuje zprávy o výdajích společnosti informacemi o nákupu - funkce, která usnadňuje (tj. Méně potíží) předkládat včasné a přesné zprávy.
Další hlavní výhoda spočívá v tom, že v závislosti na zaměstnavateli mohou mít držitelé karet při používání firemní kreditní karty jakékoli odměny, které získají. Mohou být například schopni získat a uplatnit odměny za častý program pro letce nebo pro program pro časté hosty hotelu. Zaměstnavatel se samozřejmě může rozhodnout ponechat odměny za účelem kompenzace ročních podnikových nákladů nebo nabídnout pobídky špičkovým zaměstnancům. Stále však mnoho větších společností umožňuje zaměstnancům využívat výhod programů odměn, protože tím se může zlepšit morálka zaměstnanců.
Kromě programů odměn nabízí mnoho firemních kreditních karet výhody, které ocení častí cestovatelé, jako například přístup k letištním salonkům (obrovské plus, pokud má cestující dlouhé mezipřistání), cestovní a asistenční služby pro případ nouze, výměna karet pro nouzové situace a vyplácení hotovosti, a osvobození od kolize při půjčování aut. Přečtěte si drobné informace o smlouvě o kreditní kartě, abyste se ujistili, že chápete, jak tyto výhody fungují. Chcete-li například aktivovat automatické krytí při zapůjčení automobilu, musíte pravděpodobně celou transakci dokončit pomocí kryté kreditní karty a odmítnout osvobození od kolize poškození půjčovny. V případě pochybností volejte číslo na zadní straně karty.
Zásady společnosti pro firemní kreditní karty
Zaměstnanci by měli znát zásady své společnosti týkající se podnikových karet od začátku, aby se vyhnuli chybám, které by mohly vést k nočním můrám - nebo horšímu. Držitelé karet by se měli seznámit s obecnými požadavky na výdaje a vykazování své společnosti a zjistit, zda mají limity výdajů, které se vztahují na určité kategorie. Je také důležité dozvědět se o jakýchkoli pravidlech pro konkrétní oddělení nebo pozici. Například vedení společnosti bude mít pravděpodobně odlišné profily utrácení než řekněme střední management.
Jakmile se držitel karty seznámí s politikou své společnosti, měl by se na ně držet. Pokud použijí svou kartu ke koupi něčeho, co není schváleným obchodním nákladem, může to způsobit, že vypadají špatně v očích svého zaměstnavatele - i když je to čestná chyba. Mnoho velkých společností navíc disponuje správcem cestovních a zábavních karet u zaměstnanců, kteří by mohli kdykoli prověřit výdaje zaměstnanců. Je důležité, aby držitelé karet používali zdravý rozum při rozhodování, zda poplatek, který se chystají zaplatit, souvisí se 100% prací. Pokud ne, měli by si ji dát na svou osobní kartu a později ji třídit, pokud mají pocit, že mají nárok na úplnou nebo částečnou úhradu.
Abyste se vyhnuli nočním můrám - nebo ještě horším - nemíchejte osobní výdaje s výdaji na podnikání.
Před aktivací firemní kreditní karty může zaměstnavatel nabídnout (nebo vyžadovat) osobní nebo online školení o firemní kreditní kartě, která mají zaměstnancům pomoci naučit se zásady. Kromě toho může zaměstnavatel zveřejňovat a aktualizovat zásady na svém intranetovém webu. Vždy je dobré zůstat informovaný, dodržovat pravidla a vyhýbat se tomu, co by mohlo mít za následek další papírování nebo by mohlo být považováno za podvod. Držitelé karet, kteří mají dotazy ohledně politik zaměstnavatele, by se měli obrátit na osobu (nebo oddělení), která program řídí.
Zvláštní ohledy pro firemní kreditní karty
Kromě porozumění a dodržování firemních zásad týkajících se výdajových limitů, typů povolených výdajů a způsobu zpracování zpráv o výdajích je důležité, aby si zaměstnanci uvědomili, že pokud - a nikoli jejich zaměstnavatel - jsou odpovědní za placení kreditní karty, úvěrové skóre by mohlo klesnout, pokud zaostávají v platbách. AmEx například nahlásí účty kreditní kanceláři, pokud se účet stane 180 dní po splatnosti. Je vhodné nastavit upozornění e-mailem jako připomínku splatnosti těchto plateb.
Stejně jako u každé kreditní karty by zaměstnanci měli s jejich firemní kreditní kartou zacházet opatrně a uchovávat ji na bezpečném místě, aby se zabránilo krádeži nebo ztrátě. Pokud dojde ke ztrátě nebo odcizení karty, měla by být nahlášena co nejdříve, aby bylo možné kartu zrušit a vyměnit.