Vyplnění formuláře W-9

Pokud pracujete jako nezávislý pracovník nebo nezávislý dodavatel, většina vašich klientů by vás měla požádat o vyplnění formuláře IRS W-9, žádost o identifikační číslo daňového poplatníka a osvědčení. Tento formulář pomáhá podnikům přijímat klíčové informace od svých dodavatelů za účelem přípravy návratů informací pro IRS. Podniky musejí podávat vracení informací pomocí formuláře 1099-MISC, kdykoli v průběhu roku zaplatí nezávislému nebo nezávislému dodavateli celkem 600 $ nebo více (viz Účel 1099 formulářů ).

Vaši klienti použijí informace na vašem W-9 k vložení vašeho jména, obchodního jména, adresy a identifikačního čísla daňového poplatníka (TIN) do 1099-MISC, které o vás uloží. Na konci ledna po skončení daňového roku vám pošlou jednu kopii 1099-MISC do IRS a druhou kopii.

Mezi další okolnosti, za kterých byste mohli být požádáni o vyplnění W-9, patří:

• některé transakce s nemovitostmi
• zaplacený úrok z hypotéky
• nabytí nebo opuštění zabezpečeného majetku
• zrušení dluhu
• příspěvky na individuální důchodovou dohodu (IRA)

(Pro více informací o jeho použití - a kdy byste se měli ptát, že jej musíte podepsat - si přečtěte Účel formuláře W-9 .)

Pokyny krok za krokem

Formulář W-9 je jedním z nejjednodušších formulářů pro IRS, ale pokud vás daňové formuláře dělají nervózní, nebojte se. Provedeme vás správným způsobem, jak to dokončit.

Krok 1: Zadejte své jméno, jak je uvedeno v daňovém přiznání. Snadné, že?

Krok 2: Zadejte své obchodní jméno nebo jméno „nezohledněné entity“, pokud se liší od názvu, který jste zadali pro krok 1. Můžete být například jediným vlastníkem, ale pro marketingové účely nepoužíváte jako své osobní jméno své osobní jméno Obchodní jméno; místo toho „podnikáte jako“ nějaké jiné jméno. Sem zadejte jméno. Pokud jde o ignorovanou část entity, pokud nevíte, co to je, pravděpodobně nejsi. Nejběžnějším ignorovaným typem entity je společnost s ručením omezeným s jediným členem. Jediné majetkové vlastnictví a S korporace nejsou nikdy klasifikovány jako přehlížené entity.

Krok 3: Jaký typ podnikatelského subjektu jste pro federální daňovou klasifikaci: výhradní vlastnictví, partnerství, společnost C, společnost S, trust / estate, společnost s ručením omezeným nebo „jiný“? Zaškrtněte příslušné políčko. Pokud si nejste jisti, pravděpodobně jste jediným vlastníkem, protože byste se museli stát spoustou papírování, abyste se stali jednou z dalších entit.

Krok 4: Výjimky. Je pravděpodobné, že tyto krabice necháte prázdné. Zde je několik výjimek:

1. Příjemci, kteří jsou osvobozeni od zadržení zálohy, jako jsou korporace (ve většině případů), bude možná muset zadat kód do pole „Výjimka pro příjemce“. Pokyny na formuláři W-9 obsahují seznam příjemců osvobozených od daně a jejich kódy a druhy plateb, pro které by se tyto kódy měly používat. Podniky vyplňující W-9 pro příjem úroků nebo výplaty dividend by například zadaly kód „5“.

2. Příjemci, kteří jsou osvobozeni od vykazování podle zákona o dodržování zákonů o zahraničních účtech (FATCA), bude možná muset zadat kód do pole „Osvobození od hlášení FATCA“. Žádný z těchto polí se nebude vztahovat na typického nezávislého dodavatele nebo nezávislého pracovníka.

Krok 5: Zadejte svou ulici, město, stát a PSČ. Co když se vaše domácí adresa liší od vaší firemní adresy? Jakou adresu byste měli uvést na formuláři W-9? Použijte adresu, kterou použijete při daňovém přiznání. Pokud jste například jediným majitelem, který pronajímá kancelářské prostory, ale své daňové přiznání podáte pomocí své domovské adresy, zadejte svou domovskou adresu do formuláře W-9, takže IRS nebude mít potíže se sladěním svých 1099 s formulářem 1040 .

Krok 6: V tomto volitelném kroku můžete zadat jméno a adresu žadatele. Možná budete chtít vyplnit toto pole, abyste si vedli záznam o tom, komu jste poskytli své daňové identifikační číslo.

Krok 7: IRS nazývá tuto část část I, která vás nutí přemýšlet, jaké byly všechny ty kroky, které jste právě dokončili. Zde musíte uvést daňové identifikační číslo své firmy, kterým bude buď vaše individuální číslo sociálního zabezpečení (SSN), pokud jste jediným vlastníkem, nebo vaše identifikační číslo zaměstnavatele (EIN), pokud jste jiným typem podnikání. Nyní mají někteří jediní vlastníci také EIN, ale IRS dává přednost tomu, aby jediní vlastníci používali své SSN na formuláři W-9. Opět tím usnadníte sladění všech 1099s, které obdržíte, s daňovým přiznáním, které podáte pod SSN.

Co když je vaše firma nová a nemá EIN? Stále můžete vyplnit formulář W-9. IRS říká, že byste měli požádat o své číslo a do pole pro DIČ napsat „přihlášeni“. Toto číslo budete chtít získat co nejrychleji, protože dokud to neuděláte, budete podrobeni záloze. O EIN můžete požádat na webu IRS. Další informace o zadržení zálohy naleznete v pokynech níže pro krok 8, část II.

Krok 8: V části II musíte před podpisem formuláře W-9 potvrdit pravdivost všech svých informací. Záměrné ležení na daňovém formuláři může znamenat, že budete muset zaplatit pokutu nebo jít do vězení; IRS se neusmívá. Před podepsáním formuláře W-9 jsou zde prohlášení, která musíte potvrdit, pravdivá, pod trestem křivé přísahy:

1. Číslo uvedené v tomto formuláři je moje správné identifikační číslo daňového poplatníka (nebo čekám, až mi bude číslo vydáno).

Pokud jste přemýšleli o použití „vypůjčeného“ ukradeného nebo doplněného daňového identifikačního čísla, zamyslete se dvakrát, než budete ležet pod přísahou.

2. Nejsem podroben srážkové zálohě, protože: a) jsem osvobozen od srážkové zálohy, nebo b) nebyl jsem informován službou Internal Revenue Service (IRS), že jsem podroben srážkové zálohě v důsledku neohlašování veškerých úroků nebo dividend, nebo (c) IRS mi oznámil, že již nadále nepodléhám záloze.

Většina daňových poplatníků je osvobozena od zálohové srážky. Pokud nevíte, o čem mluví IRS, jste pravděpodobně osvobozeni. Pokud nejste osvobozeni, bude vás informovat IRS a společnost, která vám zaplatí, potřebuje vědět, protože je povinna srážet daň z příjmu z paušálu paušální sazbou 28% a odeslat ji do IRS. Mimochodem, nyní víte další dobrý důvod, proč nepodvádět své daňové přiznání: Možná o tom budete muset říct budoucímu klientovi, a to by mohlo vést k tomu, aby o vás společnost dvakrát přemýšlela. Bod (c) v podstatě říká, že pokud jste byli jednou podrobeni zadržení zálohy, ale již nejste, nikdo to nemusí vědět.

3. Jsem občanem USA nebo jinou americkou osobou.

Pokud jste rezidentní cizinec, máte jasno. IRS také považuje za „osobu v USA“: partnerství, společnost, společnost nebo sdružení vytvořené nebo organizované ve Spojených státech nebo podle zákonů Spojených států; domácí statek; a domácí důvěra. Pokud je vaše firma partnerství se zahraničním partnerem, platí zvláštní pravidla; přečtěte si o nich v pokynech k formuláři W-9. Pokud nejste občanem USA, možná budete muset místo toho vyplnit formulář W-8 nebo formulář 8233.

4. Kódy (kódy) FATCA zadané v tomto formuláři (pokud existují), které ukazují, že jsem osvobozen od hlášení FATCA, jsou správné.

Pravděpodobně si nebudete muset dělat starosti s tím, který má co do činění se zákonem o dodržování zákonů o zahraničních účtech.

Ještě pár bodů, než se podepíšete

Formulář W-9 vám říká, že chcete přeškrtnout bod 2 výše, pokud vás IRS informoval o tom, že v současné době podléháte zadržení zálohy, protože jste nahlásili veškerý úrok a dividendy z daňového přiznání.

Pokud vyplňujete formulář W-9 v souvislosti s transakcí s nemovitostmi, můžete zaškrtnout položku 2. Položka 2 se v tomto případě nevztahuje, takže nezáleží na tom, zda vám hrozí záloha.

Nyní, pokud si pečlivě přečtete drobný tisk v pokynech W-9, zdá se, že většina lidí nemusí tento formulář vůbec podepisovat. Obecně se od vás vyžaduje podpis, pouze pokud vás IRS upozorní, že jste dříve uvedli nesprávné DIČ. Kromě technických aspektů však osoba, která vás požádala o vyplnění formuláře W-9, ji pravděpodobně bude považovat za neúplnou nebo neplatnou, pokud jste ji nepodepsali, a hodně štěstí se pokusíte přesvědčit jinak.

Vrácení formuláře

Vyplňte vyplněný formulář W-9 firmě, která vás požádala o jeho vyplnění. V ideálním případě ji doručíte osobně, abyste omezili vystavení krádeži identity, ale tato metoda často není praktická. Pošta je považována za relativně bezpečnou. Pokud musíte formulář odeslat e-mailem, měli byste před odesláním zprávy zašifrovat dokument i e-mailovou zprávu a trojnásobně zkontrolovat, zda máte správnou e-mailovou adresu příjemce. Bezplatné služby jsou k dispozici online, aby vám to pomohly, ale před důvěrou svých dokumentů jim zkontrolujte jejich pověst.

Sečteno a podtrženo

Poskytnutí přesných informací ve formuláři W-9 pomůže zajistit, aby platby, které obdržíte - nebo jiné transakce, které vyžadují tento formulář - byly řádně nahlášeny IRS. Pokud si nejste jisti některými položkami, jako je řádná klasifikace vaší firmy, kontaktujte svého účetního nebo jiného finančního poradce.