Drobné výdaje
Drobný hotovostní fond je malé množství hotovosti, kterou máte po ruce, abyste zaplatili drobné výdaje, jako jsou kancelářské potřeby nebo náhrady. Drobný hotovostní fond bude pravidelně procházet, transakce budou rovněž zaznamenány v účetní závěrce. V každém oddělení pro větší korporace může být drobný hotovostní fond, který může být zásuvkou nebo krabicí.
Klíč s sebou
- Drobná hotovost nebo drobný hotovostní fond je malé množství hotovosti na ruce, které se používá k placení příliš malých výdajů, než aby si zasloužil zápis šeku.
- V každém oddělení může být drobná zásuvka na peníze nebo krabička pro větší korporace.
- Drobný hotovostní fond lze použít na kancelářské potřeby, karty pro zákazníky, květiny, platby za zajištěný oběd pro zaměstnance nebo náhradu výdajů za zaměstnance.
Porozumění Petty Cash
Drobné hotovostní transakce poskytují pohodlí pro malé transakce, u nichž je vystavení šeku nepřiměřené nebo nepřijatelné. Malé množství hotovosti, které společnost považuje za drobné, se bude lišit, přičemž mnoho společností si ponechá mezi 50 až 200 USD jako drobný hotovostní fond. Příklady transakcí, pro které se používá drobný hotovostní fond, zahrnují:
- Kancelářské potřeby
- Karty pro zákazníky
- Květiny
- Platíte za zajištěný oběd pro malou skupinu zaměstnanců
- Úhrada zaměstnance za malé pracovní náklady
Pro dohled nad fondem jsou ustanoveni drobní správci peněžních fondů. Povinnosti ve vazbě obvykle zahrnují vymáhání drobných pravidel a předpisů v hotovosti, vyžádání doplňování a výdej prostředků.
Zvláštní úvahy
Tento drobný hotovostní fond je pravidelně odsouhlasen, aby se ověřilo, že zůstatek fondu je správný. Obvykle, když drobný hotovostní zůstatek klesne na přednastavenou úroveň, uschovatel požádá o další hotovost od pokladníka. V tomto okamžiku se vypočítá součet všech příjmů, aby se zajistilo, že odpovídá vyplaceným prostředkům z drobné zásuvky na peníze. Pokud jsou potřebné nové prostředky, zapíše pokladní nový šek na financování drobné zásuvky na peníze a na oplátku přijme příjmy z nákupů, které vyčerpaly hotovost.
Proces odsouhlasení zajišťuje, že zbývající zůstatek fondu se rovná rozdílu mezi původním zůstatkem po odečtení poplatků uvedených na účtech a fakturách. Pokud je zbývající zůstatek menší, než by měl být, je zde nedostatek. Pokud zbývající zůstatek převyšuje to, co by mělo být, dochází k nadměrnému množství. Přestože mohou existovat drobné odchylky, je-li nevyvážený, měl by být zdroj nesouladu identifikován a opraven.
Služba Internal Revenue Service (IRS) doporučuje vyplňovat drobné pokladní doklady a přiložit je k příjmům, aby bylo možné zaznamenávat a dokumentovat drobné hotovostní výdaje.
Požadavky na drobnou hotovost
Použití drobného hotovostního fondu obchází určité vnitřní kontroly. Dostupnost drobné hotovosti neznamená, že k ní může mít přístup kdokoli a z jakéhokoli důvodu. Mnoho společností používá pro správu fondu přísné vnitřní kontroly. Omezené osoby jsou často oprávněny schvalovat výplaty a mohou tak činit pouze na náklady spojené s legitimními činnostmi nebo činnostmi společnosti.
Může být přidělen drobný pokladník, který vydá šek na financování drobného šuplíku a provede příslušné účetní záznamy. Drobný peněžní depozitář je povinen distribuovat hotovost a vybírat příjmy za všechny nákupy nebo jakékoli použití prostředků. Jak se drobná hotovost snižuje, měly by se příjmy zvýšit a navázat na celkovou vybranou částku.
Duální proces tím, že má drobného pokladníka a drobného peněžního depozitáře, pomáhá udržovat finanční prostředky v bezpečí a zajišťuje, aby k nim měli přístup pouze oprávněné osoby.
Nahrávání drobných peněz
Když se používá drobný peněžní fond, drobné peněžní transakce se stále zaznamenávají v účetní závěrce. Záznamy v účetním deníku se neprovádějí, pokud se nákupy provádějí pomocí drobných peněz, pouze v případě, kdy depozitář potřebuje více hotovosti - a výměnou za příjmy obdrží nové prostředky - se zaznamenávají zápisy do deníku. Zápis do deníku, který dává depozitáři více hotovosti, je debetem drobného hotovostního fondu a kreditem v hotovosti.
Pokud existuje nedostatek nebo nadměrné množství, je záznam řádkového deníku zaznamenán na účet over / short. Pokud je drobný hotovostní fond u konce, je vložen kredit představující zisk. Pokud je drobný hotovostní fond krátký, zadá se debet, který představuje ztrátu. Přepočet nebo krátký účet slouží k vyrovnání zůstatku fondu po smíření.
Porovnat poskytovatele investičních účtů Jméno Popis Zveřejnění inzerenta × Nabídky, které se objevují v této tabulce, pocházejí od partnerství, od nichž Investopedia dostává náhradu.