Plán úhrady
Obecný termín pro několik typů plánů, které zaměstnancům vyplácejí různé druhy nákladů souvisejících s prací. Tyto výdaje mohou zahrnovat náklady na zdravotní péči, auto, cestování, jídlo a zábavu. Plány proplácení zavádějí zaměstnavatelé, aby jim umožnili platit přesnější výši vzniklých výdajů na zaměstnance, namísto toho, aby museli poskytovat širokou dávku nebo zvýšení náhrady na jejich pokrytí.
Porozumění plánu úhrady
Plány proplácení mohou mít mnoho podob, jako jsou odpovědné a nezodpovědné plány, výhody de minimis okrajových výhod nebo automobilové kilometry a cestovní náhrady. Zaměstnanci nemohou provádět žádné osobní odpočty za výdaje, které jsou hrazeny z plánu náhrad. Zaměstnanci musí odpovídajícím způsobem podrobně zaznamenávat záznamy o nákladech prostřednictvím protokolů nebo příjmů, aby mohli zaměstnavatelé odečíst náhrady.
Publikace IRS 535, Obchodní výdaje, uvádí následující: „Aby bylo možné odečíst, musí být obchodní náklady běžné i nezbytné. Běžné výdaje jsou náklady, které jsou ve vašem oboru běžné a akceptovány. Nezbytné náklady jsou náklady, které jsou užitečné a vhodné pro váš obchod nebo podnikání. Výdaje nemusí být nezbytné, aby byly považovány za nezbytné. “
Některé státy, jako je například Kalifornie, vyžadují, aby zaměstnavatelé uhradili zaměstnancům přiměřené výdaje spojené s prací, a veškeré obdržené náhrady nákladů nemusí být vykazovány jako mzdy nebo příjmy. Aby se to však stalo, musí zaměstnavatelé předem sestavit písemný odpovědný plán a zaměstnanci v rámci tohoto plánu předloží řádně zdokumentované výdaje. Tím je zajištěno, že záznamy o výdajích jsou řádně vedeny včas a přesně. Mnoho podniků má účetní a zaměstnanecké rady dokladující výdaje a zajišťuje správné vykazování a odpočty.
Rozdělení některých běžných příkladů výdajů na pracovišti, které by vyžadovaly úhradu zaměstnavateli, zahrnuje následující:
- Doprava: Náklady na veškeré pracovní cesty, včetně výdajů na vozidla, jídla, ubytování, stravování a jakékoli výdaje na zábavu, které splňují kritéria podrobně popsaná v publikaci IRS 463, Cestování, zábava, dárky a náklady na auta . Vysoký počet zaměstnavatelů každoročně vyplácí zaměstnancům, kteří používají osobní vozidla pro obchodní účely, standardní sazbou ujetých kilometrů, kterou stanoví IRS. Například standardní federální počet najetých kilometrů pro podnikání v roce 2017 je 53, 5 centů na kilometr. Obecně se běžné náklady na dojíždění mezi domovem a pracovištěm zaměstnance nepovažují za hrazitelné.
- Dodávky : Veškeré potřebné zboží, které zaměstnanec zakoupí, může být vráceno za cenu, pokud je vráceno podle odpovědného plánu.
- Stravování a zábava : Náklady na stravu a zábavu vzniklé v daňovém domě zaměstnance jsou refundovatelné, ale pouze v případě, že dotyčné jídlo / zábava mají prokazatelné obchodní účely.