Jste v souladu s ERISA? Postupujte podle tohoto kontrolního seznamu

Mnoho podniků nabízí určitou formu kvalifikovaného plánu odchodu do důchodu, přičemž se na ně vztahují pokyny pro správu podle zákona o bezpečnosti příjmů do důchodu z roku 1974 (ERISA). ERISA stanoví pokyny a minimální standardy určené k ochraně zaměstnanců společností ze soukromého sektoru, kteří se účastní plánů penzijního připojištění a sociálních dávek. Podniky spravující kvalifikovaný důchodový plán, které nejsou plně v souladu s ERISA, by mohly být zatíženy nákladnými sankcemi.

Pokud váš penzijní plán zaměstnanců poskytuje budoucí důchodový příjem nebo umožňuje zaměstnancům odložit výdělky za účelem odchodu do důchodu, jedná se o plán ERISA. Jako zaměstnavatel, který poskytuje tyto výhody plánu ERISA, vás společnost ERISA rovněž považuje za jmenovaného svěřence, který přebírá odpovědnost za správu těchto plánů, a rovněž odpovědnost za to, že vaše plány nebudou v souladu s pokyny a standardy stanovenými agenturou ERISA.

Soulad s ERISA

Splnění požadavků na soulad s požadavky ERISA nemusí být příliš zatěžující. I když existuje mnoho požadavků, dobrý správce třetích stran (TPA) může nést velkou část zátěže. Mnoho požadavků je založeno na kalendáři a vyžaduje podání formulářů podle konkrétních termínů. Tyto termíny tvoří jeden kontrolní seznam, který může spravovat TPA nebo pracovník personálního oddělení. Podle daných okolností musí být ad hoc splněny i další požadavky.

Kontrolní seznam kalendáře ERISA

Správa plánů 401 (k) zahrnuje provedení určitých úkolů souladu s ERISA podle ročního plánu. To jsou nejčastější úkoly, které by měly být součástí kontrolních seznamů většiny společností.

První čtvrtletí roku plánu: Účastníkům plánu poskytněte výkazy výhod za čtvrté čtvrtletí nejpozději 45 dnů po skončení čtvrtletí. Proveďte příspěvky zaměstnavatelů z předchozího roku na odpočet daně, který se má započítat v předchozím roce.

Druhá čtvrtletí: Poskytněte účastníkům plánu výkazy výhod za první čtvrtletí. Distribuujte nadbytečné odklady provedené v roce 2015 nad limit 40C (g) IRC. Pro účastníky plánu, kteří v předchozím roce dosáhli věku 70 ½, rozdělte v prvním roce požadované minimální distribuce (RMD).

Třetí čtvrtletí: Poskytněte výkazy výhod ve druhém čtvrtletí. Formulář 5500 souboru za předchozí rok nebo Formulář 5558 pro prodloužení o 2, 5 měsíce. Pokud byl dokument plánu během předchozího roku upraven, rozešlete účastníkům plánu nový popis souhrnného plánu. Distribuujte souhrnnou výroční zprávu za předchozí rok účastníkům plánu.

Čtvrtá čtvrtletí: Poskytněte výkazy výhod ve třetím čtvrtletí. Zasílejte příslušná oznámení účastníkům, včetně splátek nebo změn plánu bezpečného přístavu 401 (k), alternativy Qualized Default Investment Alternative (QDIA) nebo automatického zápisu. Opravte všechny selhání testu ADP / ACP a zaplaťte 10% spotřební daň.

Probíhající požadavky ERISA

Některé požadavky ERISA probíhají jako součást správy plánu nebo jsou spouštěny událostmi.

Dodržování dokumentu plánu: Zajistěte, aby vedení plánu nepřetržitě dodržovalo podmínky dokumentu plánu. IRS považuje jakékoli nedodržení podmínek dokumentu plánu za provozní vadu, která, pokud nebude napravena, může vést k diskvalifikaci plánu.

Roční zveřejnění účastnického poplatku: Všichni zaměstnanci, kteří mají nárok na program, ukončené zaměstnance a příjemci se zůstatkem na účtu, musí každých 12 měsíců obdržet účastnický poplatek.

Oznámení o změně plánu: Účastníci musí být informováni o všech změnách plánu 30 až 90 dní před datem účinnosti změny.

Příležitost k zápisu: Všichni zaměstnanci, kteří splnili plánovaný věk a požadavky na služby, musí mít možnost se přihlásit. Měly by obdržet všechny potřebné formuláře a pokyny spolu s popisem souhrnného plánu a všemi příslušnými oznámeními účastníků.

Soulad s půjčkami: Zajistěte, aby byly nesplacené půjčky splaceny v souladu s politickými podmínkami plánu a směnkou dlužníků.

Včasné vklady: Zajistěte, aby odklady zaměstnanců a výplaty půjček byly ukládány včas, obvykle ve stejnou dobu jako vklady daně ze mzdy.

Provádějte čtvrtletní úklid: Vydělávejte malé zůstatky na účtech pro ukončené zaměstnance. Zpracovat výchozí úvěry a používat nepřidělené propadnutí.

Ačkoli většina těchto požadavků může být řízena TPA, sponzor zaměstnavatelského plánu má svěřeneckou povinnost zajistit, aby byly splněny a správně provedeny.