Jak vypočítat zůstatky kreditů a debetů v hlavní knize

Hlavní kniha slouží jako záznam všech účtů a jejich transakcí. Vyrovnávání účetní knihy zahrnuje odečtení celkového počtu debetů od celkového počtu kreditů. Aby bylo možné správně vypočítat kredity a debety, je třeba nejprve porozumět několika pravidlům.

Jak vypočítat zůstatky

Nejprve zadejte všechny debetní účty na levé straně rozvahy a všechny kreditní účty napravo. U každého uveďte zůstatek. Zvažte, který debetní účet každá transakce ovlivní a zda nakonec tento účet zvýší nebo sníží. Například snižuje zásoby nebo zvyšuje hotovost? Nakonec vypočítejte zůstatek pro každý účet a aktualizujte rozvahu.

Po dokončení zkontrolujte, zda jsou kredity rovny debetům, abyste zajistili vyváženost knih. Dalším způsobem, jak zajistit vyváženost knih, je vytvoření zkušební rovnováhy. To znamená výpis všech účtů v účetní knize a zůstatky každého debetu a kreditu. Jakmile jsou zůstatky vypočítány pro debety i kredity, měly by se oba shodovat. Pokud čísla nejsou stejná, něco bylo vynecháno nebo přepočítáno a knihy nejsou vyvážené.

Důležitá pravidla, která je třeba dodržovat

Zaprvé musí být debety nakonec rovny kreditům. I když to může být na první pohled matoucí a může být lákavé jednoduše použít kladná a záporná čísla k účtování transakcí, nakonec debetní a úvěrový vztah přesněji vyjadřuje, co se děje v podnikání.

Za druhé, debety zvyšují účty aktiv, nákladů a dividend, zatímco kredity je snižují. Pro zapamatování tohoto problému může být užitečné použít mnemonic DEAD: Debety zvyšují výdaje, aktiva a dividendy.

Zatřetí, opak platí pro účty pasiv, výnosů a vlastního kapitálu. Kredity je zvyšují, zatímco debety je snižují. Mnemotechnická pomůcka pro zapamatování tohoto vztahu je GIRLS: zvyšující se účty jsou Zisky, Výnosy, Výnosy, Závazky a Vlastní kapitál akcionářů.

Protože tyto mají opačný účinek na doplňkové účty, nakonec se úvěry a debety navzájem rovnají a prokazují, že účty jsou vyrovnané. Každá transakce může být popsána pomocí formátu debet / kredit a knihy musí být vedeny v rovnováze tak, aby každý debet odpovídal odpovídajícímu kreditu.

Účetní postupy

Účetní software jako QuickBooks, FreshBooks a Xero jsou užitečné pro vyvažování knih, protože takové programy automaticky označují všechny oblasti, ve kterých chybí odpovídající kredit nebo debet. Většina společností bude mít interního účetního, který to za vás zvládne, ale pokud manipulujete se svými vlastními finančními prostředky, je vhodné provozovat důležitá čísla prostřednictvím externího účetního poradce, jako je certifikovaný veřejný účetní (CPA) nebo zapsaný Agent (EA).

Debet bez odpovídajícího kreditu se nazývá visící debet. K tomu může dojít, když je debetní záznam zadán na kreditní straně nebo když je společnost získána, ale tato transakce není zaznamenána. Podobně může být kreditní karta vložena do hlavní knihy, jakmile je proveden vklad, ale k vyrovnání knih je třeba vyrovnávací debetní lístek, a to buď současně, nebo brzy po něm.