Jak vyplnit formulář I-9 (krok za krokem)

Když najmete nového zaměstnance, musíte si ověřit, že daná osoba je ze zákona oprávněna pracovat ve Spojených státech. Jakmile vytvoříte pracovní nabídku (ale nikoli dříve), musí nový zaměstnanec prokázat způsobilost pracovat v USA vyplněním formuláře I-9, Ověření způsobilosti k zaměstnání.

Jako zaměstnavatel je vaší povinností zajistit, aby tento formulář od americké občanské a imigrační služby vyplnil zaměstnanec a vy. Ponechte si formulář se svými dalšími záznamy o zaměstnání - nezadávejte jej u vlády.

(Více informací o odpovědnosti zaměstnavatelů při najímání naleznete v části „8 věcí, na které se vás zaměstnavatelé nemohou zeptat.“)

Vyplnění formuláře I-9

Formulář I-9 je určen k získávání informací od nových zaměstnanců, které prokazují jejich způsobilost k legální práci v USA. Žádný pracovník není osvobozen od povinnosti vyplňovat formulář.

Formulář I-9 se skládá ze tří částí:

1. Část I: Pro zaměstnance, zjišťování totožnosti

Tuto část formuláře vyplňuje zaměstnanec. Zahrnuje informace, jako je celé jméno zaměstnance, adresa, datum narození, číslo sociálního zabezpečení (pokud existuje), e-mailová adresa a telefonní číslo (e-mailová adresa a telefonní číslo jsou volitelné).

Tato část se také používá k prokázání - na základě trestu za křivou přísahu -, že daná osoba má zákonný nárok na práci ve Spojených státech, protože je:

• Občan
• Neidentický státní příslušník Spojených států
• Zákonný trvalý pobyt
• Cizinec oprávněný pracovat v USA Zaměstnanec musí v případě potřeby zadat datum vypršení platnosti tohoto oprávnění.

Zaměstnanec, který je cizincem a je oprávněn pracovat, musí zadat registrační číslo cizince („A-číslo“, které je jedinečným 7-, 8- nebo 9-místným číslem přiděleným cizinci) nebo vstupní číslo I-94 .

Zaměstnanec musí formulář podepsat a datovat. Falešná prohlášení mohou vést k pokutám a / nebo uvěznění.

Někteří zaměstnanci mohou potřebovat pomoc při vyplňování části formuláře. Je-li zaměstnancem nezletilý nebo zdravotně postižený (nebo potřebuje-li překlad), musí osoba, která napomáhá při vyplňování formuláře (zpracovatel a / nebo překladatel), také uvést své jméno a adresu a podepsat formulář (také pod sankcí) křivé přísahy).

2. Část II: Pro zaměstnavatele, kontrola dokladů zaměstnance

Tuto část formuláře vyplňuje zaměstnavatel. Popisuje dokumenty, které zaměstnavatel přezkoumal, aby ověřil způsobilost k zaměstnání. Zaměstnavatel by měl provést tuto akci do tří dnů od prvního dne zaměstnání. Zaměstnavatel může - ale není povinen - vytvořit kopii předložených dokumentů.

Existují tři seznamy dokumentů, které lze použít. Druh použitých dokumentů určuje část části II, kterou musí zaměstnavatel vyplnit.

Seznam A: Dokumenty v tomto seznamu uvádějí jak totožnost zaměstnance, tak pracovní povolení. Zaměstnanec potřebuje pouze jeden z následujících formulářů, aby splnil požadavek na doklad:

• Americký pas (nebo americký pasový kód)
• Karta s trvalým pobytem („zelená karta“) nebo karta s potvrzením o registraci cizince (technicky je zelená karta formulář I-551)
• Zahraniční cestovní pas s dočasným razítkem I-551
• Doklad o oprávnění k zaměstnání, který obsahuje fotografii (formulář I-766)
• Pro cizince bez přistěhovalce oprávněného pracovat: cizí cestovní pas a formulář I-94 (nebo 94A) a potvrzení statusu cizince bez přistěhovalectví, dokud neuplynula
• Pas z Mikronézských federativních států, Marshallovy republiky

Seznam B: Dokumenty v tomto seznamu ukazují totožnost zaměstnance. Pokud zaměstnanec nemá dokument ze seznamu A, musí předložit jeden dokument ze seznamu B plus jeden dokument ze seznamu C (níže).

• Řidičský průkaz nebo občanský průkaz vydaný státem (pokud obsahuje průkaz totožnosti s fotografií a další osobní údaje)
• ID školy s fotografií
• Voterova registrační karta
• Americká vojenská karta nebo návrh záznamu
• Průkaz totožnosti vojenské závislé osoby
• Americká pobřežní hlídka obchodní námořní karta
• Domorodý americký kmenový dokument
• Řidičský průkaz vydaný kanadskou vládní autoritou

U nezletilých (mladších 18 let), kteří nemohou předložit jeden z dokladů uvedených v seznamu B, zahrnují alternativní dokumenty, které jsou přijatelné k prokázání totožnosti zaměstnance, školní doklad nebo vysvědčení; záznamy o klientovi, lékaři nebo nemocnici; nebo záznam o mateřské škole nebo mateřské škole.

Seznam C: Tento dokument zakládá oprávnění zaměstnance pracovat ve Spojených státech. Pokud zaměstnanec nemůže znovu vytvořit dokument ze seznamu A, musí znovu vytvořit dokument ze seznamu B a jeden ze seznamu C.

• Karta s číslem účtu sociálního zabezpečení (pokud na kartě není uvedeno: neplatí pro zaměstnání, platí pouze pro práci s autorizací INS nebo pro práci pouze s autorizací DHS)
• Osvědčení o narození v zahraničí vydané ministerstvem zahraničí (formulář FS-545)
• Osvědčení o narození vydané ministerstvem zahraničí (formulář DS-1350)
• Originál nebo ověřená kopie rodného listu vydaného státem, okresem, obecním úřadem nebo územím USA, která má úřední pečeť
• Domorodý americký kmenový dokument
• Občanský průkaz USA (formulář I-197)
• Identifikační karta pro použití občanem s trvalým pobytem ve Spojených státech (formulář I-179)
• Doklad o oprávnění k zaměstnání vydaný ministerstvem vnitřní bezpečnosti

Stejně jako v případě zaměstnance musí zaměstnavatelé na základě trestu za křivou přísahu prokázat, že zkontrolovali nezbytné dokumenty, věří, že jsou skuteční a věří podle svého nejlepšího vědomí, že zaměstnanec je oprávněn pracovat v USA. V sekci certifikace musí zaměstnavatel uvést první zaměstnanecký den zaměstnance a další informace o zaměstnavateli (jméno podniku, jméno osoby podepisující formulář a adresu podniku).

3. Část III: Pro zaměstnavatele, když se znovu najímají

Tuto část formuláře vyplňuje také pouze zaměstnavatel, ale používá se pouze v případě opětovného ověření při opětovném najmutí zaměstnance. Pokud je zaměstnanec znovu najat do tří let od data původního I-9, může se zaměstnavatel rozhodnout dokončit tuto sekci nebo nový I-9.

Pokud je nutné tuto část vyplnit, zaměstnavatel pouze uvede jméno zaměstnance (nebo nové jméno, pokud má zaměstnanec jméno změněno) a datum opětovného najímání. Pokud platnost předchozího povolení k zaměstnání vypršela, ale nyní byla prodloužena, zadejte informace o dokladu, který toto povolení zakládá (název dokumentu, číslo a datum ukončení platnosti nového povolení k zaměstnání).

Stejně jako v případě ostatních částí musí zaměstnanec pod trestem křivé přísahy podepsat, že věří, že předložený dokument je pravý a že zaměstnanec je oprávněn pracovat ve Spojených státech.

Sečteno a podtrženo

Zaměstnavatelé si musí ponechat I-9 po dobu dalších tří let ode dne najmutí nebo jednoho roku po datu ukončení zaměstnání. Federální vláda může čas od času zkontrolovat vaše záznamy o zaměstnání. Pokud se vám nepodaří vyrobit I-9, můžete být předmětem občanských a / nebo trestních sankcí. Další informace o systému I-9 naleznete v příručce „Příručka pro zaměstnavatele: Pokyny pro vyplnění formuláře I-9“. Máte-li jakékoli další otázky týkající se I-9, můžete se také obrátit na právního zástupce v oblasti pracovního práva.

(Majitelé firem se mohou také zajímat „Vyplňování formulářů 1099“ a „Vyplňování formuláře 4562, krok za krokem“.)